Как и когда платить налоги за сотрудников?

Работодатель обязан не только выплачивать сотрудникам зарплату, но и правильно рассчитывать обязательные платежи в бюджет и государственные фонды. Если организация или индивидуальный предприниматель оформляет работников по трудовым договорам, у него появляются обязанности налогового агента и плательщика страховых взносов.

Основные платежи, связанные с сотрудниками, — это НДФЛ, страховые взносы и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Для каждого платежа действуют свои правила расчета, сроки перечисления и порядок подачи отчетности.

Ошибки в зарплатных налогах могут привести к недоимке, пеням, штрафам и проблемам при проверках. Поэтому работодателю важно заранее организовать расчет зарплаты, удержание НДФЛ, перечисление взносов и контроль сроков.

Какие налоги и взносы платит работодатель за сотрудников?

В стандартной ситуации работодатель сталкивается с тремя основными видами обязательных платежей.

Важно различать НДФЛ и страховые взносы. НДФЛ удерживается из зарплаты сотрудника. Страховые взносы обычно оплачиваются за счет работодателя сверх начисленной заработной платы.

Что такое НДФЛ за сотрудников?

НДФЛ — налог на доходы физических лиц. Если компания или ИП выплачивает сотруднику зарплату, премию, отпускные или другие облагаемые доходы, работодатель обычно выступает налоговым агентом.

Это означает, что работодатель должен:

• определить доход сотрудника;
• рассчитать сумму НДФЛ;
• удержать налог при выплате дохода;
• перечислить удержанную сумму в бюджет;
• отразить сведения о доходах и налоге в отчетности.

Сам сотрудник обычно не переводит НДФЛ самостоятельно. Эту обязанность выполняет работодатель как налоговый агент.

Какая ставка НДФЛ применяется к зарплате?

Ставка НДФЛ зависит от размера дохода, налогового статуса человека и вида получаемого дохода.

Для налоговых резидентов России применяется прогрессивная шкала НДФЛ. При увеличении совокупного дохода работника может применяться более высокая ставка к соответствующей части дохода.

Поэтому нельзя всегда рассчитывать НДФЛ по одной ставке для всех сотрудников. Бухгалтеру необходимо учитывать:

• налоговый статус работника;
• размер дохода с начала года;
• наличие стандартных, социальных и иных вычетов;
• вид выплаты;
• особенности налогообложения отдельных категорий работников.

Для иностранных сотрудников правила могут отличаться. В частности, значение имеют гражданство, налоговый статус, основание пребывания в России и вид разрешительных документов.

Когда платить НДФЛ за сотрудников?

НДФЛ с зарплаты перечисляется не в один универсальный день месяца. Срок зависит от того, когда доход был фактически выплачен и удержан налог.

Для большинства выплат действует следующий принцип:

• НДФЛ, удержанный с выплат в первой части месяца, перечисляется в установленный срок в конце этого же месяца;
• НДФЛ, удержанный с выплат во второй части месяца, перечисляется в начале следующего месяца;
• для выплат в конце года действует специальный порядок с учетом последнего рабочего дня года.

Законодательство предусматривает два основных периода для НДФЛ:

• с 1-го по 22-е число месяца;
• с 23-го числа по последнее число месяца.

Налог с первого периода обычно перечисляется не позднее 28-го числа текущего месяца, а налог со второго периода — не позднее 5-го числа следующего месяца. Если крайний срок приходится на выходной или праздничный день, применяется перенос на ближайший рабочий день.

Для точного определения срока нужно учитывать дату фактической выплаты дохода, дату удержания налога и переносы рабочих дней.

Когда перечислять НДФЛ с аванса?

Здесь важно правильно определить, что именно считается выплатой дохода.

Если аванс выплачивается в середине месяца, а окончательная зарплата — в конце месяца, НДФЛ обычно рассчитывается и удерживается с учетом правил определения даты получения дохода и фактической выплаты.

Работодателю нельзя автоматически использовать один и тот же подход для всех выплат. В расчетной системе необходимо правильно настроить даты начисления, выплаты и удержания налога.

Особое внимание следует уделить выплатам:

• аванса;
• окончательной зарплаты;
• отпускных;
• больничных;
• премий;
• расчетов при увольнении;
• материальной помощи и иных доходов.

Что такое страховые взносы за работников?

Страховые взносы — это обязательные платежи, которые работодатель начисляет на выплаты сотрудникам. В отличие от НДФЛ, они обычно не удерживаются из зарплаты работника, а оплачиваются дополнительно за счет организации или предпринимателя.

Страховые взносы обеспечивают финансирование различных видов социального страхования, включая пенсионное, медицинское и социальное обеспечение.

Объектом обложения обычно являются выплаты в рамках трудовых отношений и некоторых гражданско-правовых договоров. При этом не все выплаты облагаются одинаково: законодательство предусматривает исключения и необлагаемые суммы.

Как рассчитываются страховые взносы?

Для большинства работодателей применяется единый тариф страховых взносов в пределах установленной базы. После превышения предельной величины базы может применяться другой тариф.

Размер взносов зависит от:

• суммы выплат сотруднику;
• вида договора;
• предельной величины базы;
• категории работодателя;
• права на пониженные тарифы;
• наличия специальных условий труда;
• статуса работника.

Некоторые организации и предприниматели могут применять пониженные тарифы при соблюдении установленных условий. Поэтому расчет взносов должен учитывать не только размер зарплаты, но и налоговый режим, сферу деятельности и категорию работодателя.

Когда платить страховые взносы?

Страховые взносы с выплат сотрудникам перечисляются ежемесячно. Основной срок — не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем начисления выплат.

Если 28-е число выпадает на выходной или праздничный день, срок переносится на ближайший рабочий день.

Что такое взносы на травматизм?

Взносы на травматизм предназначены для обязательного социального страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Их размер зависит от класса профессионального риска и установленного для работодателя страхового тарифа.

В отличие от страховых взносов, перечисляемых через налоговую систему, взносы на травматизм уплачиваются в Социальный фонд России.

Обычно они перечисляются не позднее 15-го числа месяца, следующего за расчетным. Если крайний срок приходится на нерабочий день, применяется перенос.

Работодатель должен также сдавать соответствующую отчетность по страхованию от несчастных случаев.

Нужно ли платить налоги за сотрудников на УСН?

Да. Упрощенная система налогообложения не освобождает организацию или ИП от обязанностей, связанных с сотрудниками.

Работодатель на УСН обычно обязан:

• удерживать НДФЛ с доходов работников;
• начислять и перечислять страховые взносы;
• платить взносы на травматизм;
• подавать необходимую отчетность;
• соблюдать сроки уведомлений и платежей.

Упрощенка влияет на налогообложение доходов и расходов самого бизнеса, но не отменяет зарплатные обязанности работодателя.

Нужно ли платить налоги за сотрудников на патенте?

Индивидуальный предприниматель на патентной системе также обязан выполнять обязанности работодателя, если у него есть наемные сотрудники.

Патент может ограничивать количество работников и устанавливать другие условия применения режима, но сам по себе не отменяет НДФЛ, страховые взносы и взносы на травматизм.

При этом для некоторых категорий работодателей могут действовать специальные тарифы или особенности расчета. Их необходимо проверять отдельно.

Как платить налоги через ЕНП?

Большинство налогов и страховых взносов перечисляется через единый налоговый платеж на единый налоговый счет.

Общий порядок выглядит так:

1. Рассчитать зарплату и облагаемые выплаты.
2. Определить сумму НДФЛ.
3. Рассчитать страховые взносы.
4. Подготовить уведомление об исчисленных суммах, если оно требуется.
5. Перечислить деньги на единый налоговый счет.
6. Проверить, что платеж правильно распределен налоговым органом.
7. Сверить состояние единого налогового счета.

В уведомлении указываются необходимые сведения о виде платежа, периоде и сумме. Ошибка в коде или периоде может привести к неправильному распределению средств.

Когда подавать уведомление об исчисленных суммах?

Уведомления по НДФЛ и страховым взносам подаются в сроки, установленные налоговым законодательством.

Для НДФЛ уведомления обычно подаются дважды в месяц:

• до 25-го числа текущего месяца — по выплатам за период с 1-го по 22-е число;
• до 3-го числа следующего месяца — по выплатам с 23-го числа по последнее число месяца.

Для страховых взносов уведомление обычно подается один раз в месяц — до 25-го числа месяца, следующего за расчетным.

Сроки могут переноситься, если соответствующая дата приходится на выходной или праздничный день.

Что будет, если не заплатить налоги вовремя?

Нарушение сроков может привести к нескольким последствиям.

Пени

За просрочку исполнения обязанности по уплате налогов и взносов могут начисляться пени. Их размер зависит от суммы задолженности и продолжительности просрочки.

Штрафы

В отдельных случаях налоговое законодательство предусматривает штрафные санкции за неуплату, неполную уплату или несвоевременное исполнение обязанностей налогового агента.

Блокировка операций

При наличии задолженности и соблюдении установленных процедур налоговый орган может принять меры взыскания, включая ограничения по банковским операциям.

Проблемы с отчетностью

Ошибки в уведомлениях и отчетах могут привести к расхождениям между начисленными суммами и платежами на едином налоговом счете.

Кто отвечает за ошибки в зарплатных налогах?

Ответственность зависит от того, кто допустил нарушение и какие обязанности были нарушены.

Если бухгалтер неправильно рассчитал налог, это не всегда означает, что работодатель освобождается от ответственности. Перед государством обязанным лицом обычно выступает организация или индивидуальный предприниматель, а уже внутри компании может решаться вопрос об ответственности конкретного сотрудника.

Поэтому руководителю важно организовать внутренний контроль:

• утвердить порядок расчета зарплаты;
• назначить ответственного за налоги;
• проверять уведомления перед отправкой;
• сверять начисления с платежами;
• контролировать сроки через календарь;
• регулярно проверять единый налоговый счет.

Как правильно организовать оплату налогов за сотрудников?

Для небольшого бизнеса удобно использовать единый ежемесячный алгоритм.

1. До выплаты зарплаты проверить начисления, удержания и вычеты.
2. В день выплаты определить сумму НДФЛ, которую нужно удержать.
3. После расчета зарплаты начислить страховые взносы.
4. До установленного срока отправить уведомление в налоговую.
5. До срока платежа обеспечить достаточную сумму на едином налоговом счете.
6. Отдельно перечислить взносы на травматизм.
7. После платежа проверить состояние расчетов с бюджетом.

Если зарплата выплачивается несколько раз в месяц, необходимо отдельно отслеживать даты выплат и соответствующие периоды удержания НДФЛ.

Какие выплаты сотрудникам облагаются налогами?

Чаще всего в расчет включаются:

• оклад;
• премии;
• доплаты и надбавки;
• оплата сверхурочной работы;
• компенсационные выплаты;
• отпускные;
• больничные;
• вознаграждения по отдельным гражданско-правовым договорам.

Но для каждой выплаты необходимо определить налоговый режим отдельно. Некоторые компенсации, пособия и социальные выплаты могут полностью или частично освобождаться от НДФЛ или страховых взносов.

Нельзя автоматически считать, что любая сумма, перечисленная сотруднику, облагается одинаково.

Нужно ли платить налоги за сотрудника по гражданско-правовому договору?

Если человек работает по договору гражданско-правового характера, обязанности заказчика зависят от вида договора и статуса исполнителя.

При выплатах физическому лицу организация или ИП во многих случаях также выступает налоговым агентом по НДФЛ и начисляет страховые взносы. Но возможны исключения, например при работе с индивидуальным предпринимателем или лицом, применяющим специальный налоговый режим.

Поэтому перед заключением договора нужно определить:

• кто является исполнителем;
• какой у него налоговый статус;
• какие выплаты предусмотрены договором;
• возникает ли обязанность удерживать НДФЛ;
• начисляются ли страховые взносы;
• нужно ли подавать сведения в отчетность.

Чек-лист работодателя по налогам за сотрудников

• Работники оформлены документально.
• По каждому сотруднику определен налоговый статус.
• Зарплата начисляется на основании табеля и кадровых документов.
• НДФЛ рассчитывается с учетом вычетов и совокупного дохода.
• Страховые взносы начисляются по правильному тарифу.
• Взносы на травматизм рассчитываются отдельно.
• Уведомления подаются в установленные сроки.
• Деньги своевременно перечисляются на ЕНС.
• Взносы на травматизм перечисляются в Социальный фонд.
• Отчетность сдается без ошибок.
• Состояние расчетов с бюджетом регулярно проверяется.

Итоги

Работодатель, у которого есть сотрудники, обычно должен выполнять сразу несколько обязанностей: удерживать НДФЛ, начислять страховые взносы и перечислять взносы на травматизм.

НДФЛ удерживается из дохода работника, а страховые взносы обычно уплачиваются работодателем дополнительно к зарплате. Основные страховые взносы перечисляются через единый налоговый счет, а взносы на травматизм — в Социальный фонд России.

НДФЛ перечисляется с учетом периодов выплаты дохода. Страховые взносы обычно уплачиваются до 28-го числа месяца, следующего за расчетным, а взносы на травматизм — до 15-го числа следующего месяца.

Чтобы избежать ошибок, необходимо контролировать не только сумму платежа, но и правильность уведомлений, коды бюджетной классификации, сроки, налоговый статус сотрудников и состояние единого налогового счета.

Если в компании несколько работников, лучше заранее составить календарь зарплатных налогов и назначить ответственного за его соблюдение. Это поможет избежать просрочек, пеней и проблем при проверках.

При сложных выплатах, нестандартных договорах, работе с иностранными сотрудниками или применении пониженных тарифов желательно проверять правила отдельно, поскольку порядок налогообложения может отличаться от стандартного.