Как правильно арендовать офис для компании?

Аренда офиса — одна из первых серьезных постоянных расходов компании. Неправильно выбранное помещение может привести к лишним затратам, неудобствам для сотрудников, потере клиентов и даже необходимости переезжать через несколько месяцев.

Поэтому выбирать офис только по фотографии, адресу и размеру арендной платы не стоит. Необходимо оценить помещение, расположение, инфраструктуру, условия договора, дополнительные платежи, возможность размещения сотрудников и перспективы развития бизнеса.

Особое внимание следует уделить самому договору. Для компании аренда офиса — это не просто договоренность с собственником, а юридическое обязательство, которое может действовать годами.

С чего начать поиск офиса

Прежде чем смотреть конкретные помещения, определите требования компании.

Составьте список основных параметров:

• необходимая площадь;
• количество сотрудников;
• район;
• близость к метро и остановкам;
• необходимость парковки;
• режим доступа в здание;
• необходимость отдельного входа;
• требования к интернету;
• необходимая электрическая мощность;
• наличие переговорных комнат;
• кухня и санитарные помещения;
• возможность размещения вывески;
• возможность перепланировки;
• допустимый бюджет.

После этого поиск становится значительно эффективнее. Компания не тратит время на просмотр помещений, которые изначально не соответствуют ее требованиям.

Как определить необходимую площадь

Не стоит автоматически искать максимально большой офис, который позволяет бюджет.

Слишком маленькое помещение создает тесноту, а слишком большое увеличивает постоянные расходы.

При расчете учитывайте не только рабочие места. Возможно, понадобятся:

• переговорная;
• кабинет руководителя;
• зона отдыха;
• кухня;
• серверная или техническое помещение;
• архив;
• зона приема посетителей;
• дополнительные рабочие места для будущего расширения.

Если компания планирует активно нанимать сотрудников, лучше заранее предусмотреть некоторый запас площади. Но переплачивать за десятки пустующих квадратных метров тоже не имеет смысла.

Где лучше арендовать офис

Район нужно выбирать исходя из специфики бизнеса.

Для компании, сотрудники которой практически не принимают клиентов, важнее удобство поездки на работу и стоимость аренды.

Если в офис регулярно приходят клиенты, значение местоположения возрастает.

При выборе района оцените:

• транспортную доступность;
• расстояние до метро;
• остановки общественного транспорта;
• пробки;
• парковку;
• кафе и магазины рядом;
• безопасность района;
• состояние здания;
• конкурентное окружение;
• удобство для клиентов и партнеров.

Офис в центре или дешевле на окраине

Дорогой центральный офис не всегда является признаком успешной компании.

Если сотрудники работают удаленно или приезжают в офис несколько раз в неделю, переплата за престижный адрес может быть экономически неоправданной.

С другой стороны, для юридической, консалтинговой, финансовой или другой компании, которая регулярно принимает клиентов, представительский офис может иметь значение для имиджа.

Поэтому необходимо сравнивать не престиж адреса сам по себе, а его реальную пользу для бизнеса.

Сколько на самом деле стоит аренда офиса

Одна из главных ошибок — ориентироваться только на цифру, указанную в объявлении.

Например, собственник предлагает офис за 150 000 рублей в месяц. Но дополнительно компания должна оплачивать эксплуатационные расходы, коммунальные услуги, интернет, уборку, парковку и другие платежи.

В результате реальная стоимость использования помещения может оказаться значительно выше.

Перед подписанием договора нужно составить полный список расходов.

Какие дополнительные расходы бывают

• коммунальные услуги;
• эксплуатационные расходы;
• уборка;
• охрана;
• интернет и телефония;
• парковка;
• вывоз отходов;
• обслуживание кондиционеров;
• ремонт;
• расходы на содержание общих зон;
• налоги и сборы, если по договору они возлагаются на арендатора;
• комиссия агенту;
• обеспечительный платеж.

Поэтому сравнивать офисы нужно по полной стоимости владения и использования, а не только по базовой арендной ставке.

Что такое обеспечительный платеж

Арендодатель может потребовать обеспечительный платеж. Его размер часто составляет сумму, сопоставимую с одним или несколькими месяцами аренды.

Такой платеж обычно используется как обеспечение исполнения обязательств арендатора.

В договоре необходимо четко прописать:

• размер обеспечительного платежа;
• для каких случаев он может быть использован;
• может ли он засчитываться в счет последних месяцев аренды;
• когда он возвращается;
• в какой срок арендодатель должен вернуть остаток;
• как оформляется удержание части суммы.

Иначе при завершении аренды может возникнуть спор о том, почему собственник удержал деньги.

Как проверить собственника помещения

До подписания договора необходимо убедиться, что человек или организация действительно имеет право сдавать помещение в аренду.

Следует проверить:

• кто является собственником;
• правоустанавливающие документы;
• сведения об объекте недвижимости;
• площадь и адрес;
• наличие обременений;
• полномочия представителя;
• право подписанта заключать договор.

Если договор подписывает представитель собственника, необходимо проверить основание его полномочий.

Можно ли арендовать офис не у собственника

Иногда помещение сдает не собственник, а арендатор, который сам получил его в аренду и хочет передать часть помещения другой компании.

Это может быть субаренда.

В таком случае необходимо проверить основной договор аренды и наличие у арендатора права передавать помещение или его часть третьему лицу.

Иначе компания может столкнуться с ситуацией, когда договор с непосредственным арендодателем существует, но у самого арендодателя не было права сдавать помещение дальше.

Что обязательно должно быть указано в договоре

Одно из важнейших условий — объект аренды.

В договоре должны быть данные, позволяющие определенно установить помещение. Гражданский кодекс прямо предусматривает, что при отсутствии таких данных условие об объекте считается несогласованным, а договор — незаключенным.

На практике необходимо максимально точно указать:

• адрес;
• номер помещения;
• этаж;
• площадь;
• кадастровые сведения, если применимо;
• состав передаваемых помещений;
• ссылку на план или экспликацию.

На какой срок заключать договор

Срок аренды должен быть выбран с учетом планов компании.

Короткий договор дает больше гибкости, но одновременно создает риск повышения арендной платы или необходимости переезда.

Долгосрочный договор позволяет лучше планировать расходы, но ограничивает мобильность компании.

Если срок договора не определен, по общему правилу договор считается заключенным на неопределенный срок. Для аренды недвижимости при таком варианте каждая сторона вправе отказаться от договора, предупредив другую сторону за три месяца, если законом или договором не предусмотрен иной срок.

Нужно ли регистрировать договор аренды офиса

Для компании это особенно важный вопрос.

Если одной из сторон договора является юридическое лицо, договор аренды должен заключаться в письменной форме независимо от срока. Для аренды здания или сооружения сроком не менее года предусмотрена государственная регистрация.

Для аренды нежилых помещений сроком не менее года также применяется правило о государственной регистрации.

Поэтому перед подписанием долгосрочного договора необходимо отдельно определить порядок его регистрации и распределить обязанности сторон по подготовке документов.

Как договориться об арендной плате

Не стоит считать указанную в объявлении цену окончательной.

На переговорах можно обсуждать:

• размер ежемесячной платы;
• арендные каникулы;
• размер обеспечительного платежа;
• стоимость парковки;
• коммунальные расходы;
• эксплуатационные платежи;
• условия индексации;
• ремонт помещения;
• компенсацию расходов на ремонт;
• срок договора;
• условия досрочного расторжения.

Иногда снижение ежемесячной ставки оказывается менее выгодным, чем несколько месяцев арендных каникул или отсутствие крупного обеспечительного платежа.

Что такое арендные каникулы

Арендные каникулы — это период, в течение которого арендатор полностью или частично освобождается от арендной платы.

Чаще всего они интересны, когда офис требует ремонта.

Например, компания получает помещение в состоянии, при котором сразу начать работу невозможно. Стороны могут договориться, что первый месяц используется для ремонта и аренда в этот период не взимается.

Все условия необходимо зафиксировать письменно.

Как прописать индексацию арендной платы

Индексация — один из самых важных пунктов долгосрочного договора.

Нельзя оставлять формулировку вроде «арендодатель вправе в любой момент изменить арендную плату» без четкого механизма.

В договоре желательно определить:

• максимальный размер ежегодного повышения;
• периодичность изменения;
• дату, с которой действует новая ставка;
• порядок уведомления;
• условия, при которых ставка не меняется.

По общему правилу порядок и сроки внесения арендной платы определяются договором, а изменение размера платы по соглашению сторон, если договором не предусмотрено иное, возможно не чаще одного раза в год.

Кто должен делать ремонт

В договоре необходимо разделить ответственность за текущий и капитальный ремонт, а также определить, кто устраняет аварии и неисправности инженерных систем.

Например, необходимо заранее понимать, кто оплачивает:

• замену сантехники;
• ремонт электрики;
• поломку кондиционера;
• ремонт окон;
• протечку крыши;
• повреждение входной двери;
• ремонт общедомовых инженерных систем.

Чем подробнее распределены обязанности, тем меньше вероятность конфликта.

Можно ли сделать ремонт в арендованном офисе

Да, но порядок необходимо согласовать с арендодателем.

Особенно осторожно нужно относиться к перепланировке, изменению инженерных систем, установке перегородок, изменению фасада и другим работам, которые могут затрагивать характеристики помещения.

В договоре желательно определить:

• какие работы разрешены;
• нужно ли предварительное согласование;
• кто оплачивает работы;
• кому принадлежат неотделимые улучшения;
• можно ли демонтировать установленное оборудование при выезде;
• возмещаются ли расходы арендатора.

Что проверить в самом офисе до подписания договора

Не ограничивайтесь осмотром мебели и отделки.

Проверьте:

• электрическую мощность;
• состояние проводки;
• отопление;
• кондиционирование;
• вентиляцию;
• водоснабжение;
• санузлы;
• освещение;
• окна;
• двери и замки;
• уровень шума;
• мобильную связь;
• возможность подключения нужного интернета;
• состояние общих помещений.

Если компания зависит от серверного оборудования или большого количества компьютеров, электрические мощности и стабильность электроснабжения становятся особенно важными.

Проверьте интернет до аренды

Для современной компании отсутствие нормального интернета может оказаться серьезной проблемой.

Необходимо узнать:

• какие провайдеры доступны;
• можно ли провести нужного оператора;
• какая скорость подключения доступна;
• есть ли резервный канал;
• где можно разместить сетевое оборудование;
• разрешена ли прокладка кабелей.

Особенно важно проверить это до заключения долгосрочного договора.

Режим доступа в офис

Некоторые бизнес-центры закрываются вечером и в выходные. Для обычной офисной компании это может быть незаметно, пока не возникнет необходимость работать в нерабочее время.

Уточните:

• время работы здания;
• доступ сотрудников вечером;
• доступ в выходные;
• пропускной режим;
• условия получения пропусков;
• доступ курьеров;
• доступ клиентов.

Парковка и доступ клиентов

Если сотрудники или клиенты пользуются автомобилями, отсутствие парковки может стать серьезным недостатком.

Нужно выяснить, входит ли парковка в арендную плату или оплачивается отдельно.

Также стоит проверить, можно ли гостям парковаться на территории бизнес-центра и как оформляется их доступ.

Как оформить передачу офиса

После подписания договора необходимо правильно оформить передачу помещения.

Желательно составить акт, в котором зафиксировать:

• состояние помещения;
• площадь;
• состояние отделки;
• оборудование;
• мебель, если она передается;
• показания счетчиков;
• количество ключей;
• пропуска;
• выявленные недостатки.

Полезно сделать фотографии помещения на момент передачи. Это поможет избежать споров о том, какие повреждения существовали до начала аренды.

Кому принадлежит мебель и оборудование

Если офис передается вместе с мебелью, кондиционерами, техникой или другим оборудованием, состав имущества желательно указать в приложении к договору или акте приема-передачи.

Иначе при выезде может возникнуть спор о том, какое имущество арендатор должен вернуть.

Как предусмотреть досрочное расторжение

Компания может быстро изменить свои потребности. Бизнес может вырасти, сократиться, перейти на удаленный формат или сменить город.

Поэтому условия выхода из договора имеют не меньшее значение, чем цена аренды.

Проверьте:

• может ли арендатор досрочно расторгнуть договор;
• за какой срок нужно предупредить собственника;
• предусмотрен ли штраф;
• что происходит с обеспечительным платежом;
• кто оплачивает восстановление помещения;
• как оформляется возврат ключей.

Что делать, если офис стал неудобен для компании

Если компания продолжает пользоваться помещением после окончания срока договора, последствия зависят от условий договора и поведения сторон.

В частности, если арендатор продолжает пользоваться помещением после окончания срока при отсутствии возражений арендодателя, договор по общему правилу может возобновиться на неопределенный срок.

Но полагаться только на это правило не стоит. Если компания хочет продолжить аренду, лучше заранее оформить новый договор или соответствующее соглашение.

Как выбрать между бизнес-центром и отдельным офисом

Критерий	Бизнес-центр	Отдельное помещение
Инфраструктура	Обычно развитая	Зависит от объекта
Охрана	Часто есть	Нужно организовывать отдельно
Парковка	Может быть организована	Зависит от расположения
Гибкость	Ограничения управляющей компании	Обычно больше свободы
Имидж	Зависит от класса здания	Зависит от самого помещения
Дополнительные платежи	Могут быть значительными	Зависят от условий договора

Как торговаться с арендодателем

Переговоры лучше вести не только о снижении ставки.

Можно предложить альтернативы:

• долгосрочный договор в обмен на более низкую ставку;
• предоплату за несколько месяцев;
• увеличение обеспечительного платежа в обмен на снижение аренды;
• самостоятельный ремонт в обмен на арендные каникулы;
• фиксированную ставку на определенный период;
• ограничение ежегодной индексации;
• включение части эксплуатационных расходов в арендную плату.

Арендодатель также заинтересован в надежном арендаторе, который своевременно платит и не создает проблем. Поэтому хорошая компания может иметь сильную переговорную позицию.

Какие условия договора особенно опасны

Внимательно изучите пункты, согласно которым арендодатель может:

• в одностороннем порядке существенно повышать плату;
• менять состав расходов;
• в любое время ограничивать доступ в офис;
• досрочно прекратить договор без понятных оснований;
• удерживать обеспечительный платеж без четких причин;
• запрещать необходимые работы без объяснения порядка согласования;
• перекладывать на арендатора неограниченные расходы.

Подобные формулировки необходимо обсуждать до подписания договора.

Нужно ли страховать офис

Страхование может иметь смысл, особенно если в помещении находится дорогое оборудование, техника, мебель или товар.

Но необходимо определить, что именно страхуется и кто отвечает за имущество.

Отдельно следует проверить ответственность за ущерб от пожара, затопления, аварии инженерных систем и других происшествий.

Можно ли сдавать часть офиса другой компании

Если компания хочет разместить в своем офисе другую организацию за плату, необходимо проверить договор аренды.

Для субаренды, как правило, требуется согласие арендодателя, если иное не предусмотрено законом или договором.

Поэтому право на субаренду лучше прямо предусмотреть в первоначальном договоре, если такая возможность потенциально понадобится компании.

Основные ошибки при аренде офиса

• выбор помещения только по цене;
• отсутствие проверки собственника;
• подписание типового договора без анализа условий;
• неучет коммунальных и эксплуатационных расходов;
• отсутствие четкого условия об индексации;
• непроверенная возможность подключения интернета;
• отсутствие парковки при необходимости для бизнеса;
• неоформленный ремонт;
• отсутствие акта приема-передачи;
• непонятные условия возврата обеспечительного платежа;
• отсутствие условий досрочного расторжения;
• игнорирование перспектив роста компании.

Пошаговая инструкция по аренде офиса

1. Определите требования. Площадь, район, количество сотрудников и инфраструктура.
2. Установите реальный бюджет. Считайте все платежи, а не только аренду.
3. Изучите рынок. Сравните несколько вариантов.
4. Посетите помещения. Не принимайте решение только по фотографиям.
5. Проверьте техническое состояние.
6. Проверьте собственника.
7. Изучите документы на помещение.
8. Обсудите коммерческие условия.
9. Проверьте проект договора.
10. Согласуйте ремонт и дополнительные расходы.
11. Зафиксируйте условия индексации и расторжения.
12. Подпишите договор.
13. Оформите акт приема-передачи.
14. Зафиксируйте состояние помещения фотографиями.

Чек-лист перед подписанием договора

Что проверить	Проверено
Собственник помещения	□
Документы на объект	□
Площадь и адрес	□
Стоимость аренды	□
Коммунальные и эксплуатационные платежи	□
Индексация	□
Обеспечительный платеж	□
Арендные каникулы	□
Ремонт и улучшения	□
Досрочное расторжение	□
Интернет	□
Парковка	□
Режим доступа	□
Акт приема-передачи	□

Итог

Правильно арендовать офис — значит оценивать не только его площадь и стоимость, но и всю экономику будущего использования.

Перед подписанием договора необходимо проверить помещение, собственника, документы, технические характеристики, интернет, парковку, режим доступа и дополнительные расходы.

Сам договор должен четко определять объект аренды, размер и порядок оплаты, индексацию, обеспечительный платеж, ремонт, коммунальные расходы, условия расторжения и возврата помещения.

Особенно внимательно следует отнестись к долгосрочной аренде: договоры на срок не менее года в отношении недвижимости требуют учета правил государственной регистрации.

Главный принцип простой: сначала посчитать полную стоимость офиса и проверить условия договора, а уже потом соглашаться на привлекательную арендную ставку. Дешевый офис с плохими условиями может обойтись компании значительно дороже, чем более дорогой, но удобный и юридически прозрачный вариант.