Можно ли устанавливать видеонаблюдение в офисе без согласия работников

Оглавление

1. Можно ли устанавливать видеонаблюдение в офисе без согласия сотрудников
2. Является ли видеозапись персональными данными
3. Для каких целей работодатель может использовать камеры
4. Нужно ли уведомлять сотрудников о видеонаблюдении
5. Какие документы нужно оформить работодателю
6. Где можно устанавливать камеры
7. Где видеонаблюдение недопустимо
8. Можно ли одновременно записывать звук
9. Когда видеозапись может быть связана с биометрией
10. Как хранить видеозаписи сотрудников
11. Кто может иметь доступ к записям
12. Можно ли использовать записи для контроля работы сотрудников
13. Что делать сотруднику, если он не согласен с видеонаблюдением
14. Какие ошибки чаще всего допускают работодатели
15. Пошаговый алгоритм законной организации видеонаблюдения
16. Заключение

Можно ли устанавливать видеонаблюдение в офисе без согласия сотрудников

В ряде случаев работодатель может организовать видеонаблюдение без получения отдельного согласия каждого сотрудника. Сам по себе факт отсутствия отдельного письменного согласия еще не означает, что камеры установлены незаконно.

Трудовой кодекс допускает обработку персональных данных работников, в частности, для обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. При этом работодатель обязан соблюдать требования к обработке и защите персональных данных.

Судебная практика также исходит из того, что открытая видеозапись трудового процесса может осуществляться без отдельного согласия работника, если видеонаблюдение связано с законными целями работодателя, работники надлежащим образом уведомлены, а соответствующие правила закреплены в локальных документах.

Поэтому вопрос правильнее ставить не только так: «Дал ли сотрудник согласие?», а комплексно:

• какова цель видеонаблюдения;
• имеет ли работодатель правовое основание для обработки данных;
• уведомлены ли сотрудники;
• закреплен ли порядок видеонаблюдения в документах работодателя;
• где установлены камеры;
• кто получает доступ к записям;
• как долго хранятся записи;
• не используются ли записи для целей, о которых сотрудники не были уведомлены.

Таким образом, отсутствие отдельного согласия не дает работодателю права устанавливать камеры где угодно и использовать записи любым способом.

Является ли видеозапись персональными данными

Закон о персональных данных определяет персональные данные как любую информацию, относящуюся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу. Обработкой считаются, в частности, сбор, запись, хранение, использование, предоставление и другие действия с такими данными.

Поэтому видеозапись, на которой можно определить конкретного работника, может рассматриваться в контексте законодательства о персональных данных.

Особенно важно учитывать, что работодатель не просто устанавливает камеру. Он фактически организует систему получения, записи, хранения и использования информации о людях.

Законодательство требует, чтобы обработка персональных данных соответствовала конкретным, заранее определенным и законным целям, а объем обрабатываемой информации не был избыточным по отношению к этим целям.

Следовательно, формулировка «мы просто хотим наблюдать за сотрудниками» сама по себе недостаточна. Работодатель должен определить конкретную законную цель видеонаблюдения.

Для каких целей работодатель может использовать камеры

Цель видеонаблюдения имеет принципиальное значение. В соответствии со статьей 86 ТК РФ обработка персональных данных работников может осуществляться, в частности, для обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

На практике видеокамеры в офисе могут использоваться, например, для следующих задач:

При этом наличие камеры не означает, что работодатель получает неограниченное право контролировать каждый аспект поведения сотрудника.

Например, если камера устанавливается исключительно для обеспечения безопасности входной зоны, использовать полученные записи для совершенно иной цели без соответствующего правового основания может быть проблематично.

Нужно ли уведомлять сотрудников о видеонаблюдении

Да, открытое уведомление сотрудников является одним из ключевых элементов законной организации видеонаблюдения.

Трудовой кодекс предусматривает, что работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также с их правами и обязанностями в этой области.

На практике работодателю целесообразно использовать сразу несколько способов уведомления:

• закрепить видеонаблюдение в локальном нормативном акте;
• ознакомить работников с этим документом под роспись;
• указать цели видеонаблюдения;
• описать категории помещений, где установлены камеры;
• указать порядок доступа к записям;
• разместить заметные информационные обозначения в местах ведения видеозаписи.

Судебная практика, в частности, учитывает наличие локального нормативного акта и уведомления непосредственно в помещениях, где ведется видеозапись.

Скрытое видеонаблюдение и открытая система камер, о которой сотрудники заранее уведомлены, — принципиально разные ситуации.

Какие документы нужно оформить работодателю

Для организации видеонаблюдения работодателю желательно заранее оформить внутреннюю документацию, которая позволяет определить цели и порядок обработки видеозаписей.

В частности, необходимо определить:

• цели видеонаблюдения;
• места установки камер;
• перечень помещений, в которых осуществляется видеозапись;
• категории лиц, попадающих в поле зрения камер;
• порядок хранения записей;
• срок хранения;
• ответственных сотрудников;
• перечень лиц, имеющих доступ к записям;
• порядок предоставления записей по служебной необходимости;
• порядок уничтожения записей после окончания установленного срока.

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса и других федеральных законов. Это прямо предусмотрено статьей 87 ТК РФ.

Кроме того, работодатель как оператор персональных данных обязан принимать правовые, организационные и технические меры для защиты информации от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, копирования, предоставления и распространения.

Где можно устанавливать камеры

Камеры обычно устанавливают в местах, где видеоконтроль связан с конкретной законной целью.

Например:

• у входа в офис;
• на ресепшене;
• в коридорах;
• в помещениях с материальными ценностями;
• на складе;
• на парковке организации;
• в зонах, где необходимо контролировать безопасность.

В рабочих кабинетах видеонаблюдение также может использоваться, если оно действительно связано с определенной целью работодателя и сотрудники надлежащим образом уведомлены.

Однако чем сильнее камера вмешивается в частную сферу работника, тем выше требования к обоснованию ее установки.

Где видеонаблюдение недопустимо

Работодатель не получает права устанавливать камеры в помещениях, предназначенных для личных и санитарно-бытовых нужд работников, только потому, что сотрудники находятся на территории организации.

Особенно проблематичным является видеонаблюдение в:

• туалетах;
• душевых;
• раздевалках;
• помещениях для переодевания;
• других местах, где человек объективно рассчитывает на личное пространство.

Установка камеры в таких местах может затрагивать право человека на частную жизнь и существенно выходить за пределы целей обычного контроля трудового процесса.

Даже если работодатель объясняет такую установку соображениями безопасности, это не означает автоматически, что выбранный способ наблюдения является допустимым.

Поэтому при проектировании системы видеонаблюдения следует использовать принцип минимально необходимого вмешательства: камера должна охватывать только ту зону, которая действительно нужна для заявленной цели.

Можно ли одновременно записывать звук

Запись звука требует отдельного внимания. Камера, которая одновременно записывает изображение и постоянно фиксирует разговоры работников, собирает больше информации, чем обычная система видеонаблюдения.

Поэтому работодателю необходимо отдельно оценить правовое основание такой обработки, ее необходимость и соответствие заявленным целям.

Если для обеспечения безопасности достаточно изображения, постоянная аудиозапись всех разговоров может оказаться избыточной.

Особенно осторожно следует относиться к системам, которые позволяют не только записывать звук, но и автоматически анализировать речь, распознавать людей или создавать дополнительные профили поведения.

Практически это означает простой принцип: если аудиозапись не нужна для конкретной законной цели, лучше ее не включать.

Когда видеозапись может быть связана с биометрией

Сам факт попадания лица человека на видеозапись еще не означает автоматически, что работодатель использует биометрические персональные данные именно в юридическом смысле.

Закон отдельно регулирует биометрические персональные данные — сведения о физиологических и биологических особенностях человека, которые используются для установления его личности. Их обработка имеет специальные требования.

Поэтому обычная камера, которая записывает происходящее в офисе для обеспечения безопасности, и система распознавания лиц — не одно и то же.

Если видеосистема дополнительно идентифицирует сотрудников по лицу, формирует биометрические шаблоны или используется для автоматического установления личности, работодателю необходимо отдельно проверить применимые требования к обработке биометрических данных.

Для стандартного офисного видеонаблюдения разумно не использовать функции распознавания лиц, если они не необходимы для конкретной законной задачи.

Как хранить видеозаписи сотрудников

Законодательство о персональных данных требует обеспечивать безопасность информации и не хранить персональные данные дольше, чем это необходимо для целей обработки, если иной срок не установлен законом или иным законным основанием.

Поэтому работодателю следует заранее определить срок хранения видеозаписей.

Нет универсального правила, согласно которому любую офисную видеозапись необходимо хранить определенное количество месяцев. Срок должен быть связан с целью обработки и установленным работодателем порядком.

Также важно защищать архив от доступа посторонних лиц. Закон № 152-ФЗ возлагает на оператора обязанность принимать необходимые правовые, организационные и технические меры защиты персональных данных.

Кто может иметь доступ к записям

Доступ к архиву видеонаблюдения не должен предоставляться всем сотрудникам организации без ограничений.

Работодатель должен определить круг лиц, которым записи необходимы для выполнения конкретных обязанностей.

Например, доступ может предоставляться:

• ответственному за безопасность;
• руководителю в рамках его полномочий;
• службе безопасности;
• специалисту, расследующему конкретный инцидент;
• уполномоченному работнику, ответственному за эксплуатацию системы.

Статья 88 ТК РФ предусматривает, что доступ к персональным данным работников должен предоставляться специально уполномоченным лицам и только в пределах тех данных, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

Поэтому ситуация, при которой архив камер доступен практически всем сотрудникам через общий пароль, создает дополнительные риски для работодателя.

Можно ли использовать записи для контроля работы сотрудников

Контроль количества и качества выполняемой работы относится к целям обработки персональных данных работника, которые прямо предусмотрены Трудовым кодексом.

Однако это не означает, что камера позволяет работодателю контролировать абсолютно каждое действие сотрудника.

Контроль должен соответствовать заявленной цели, а обрабатываемые данные не должны быть избыточными.

Например, если камера установлена для контроля безопасности на складе, работодатель не должен автоматически превращать всю видеозапись в инструмент постоянного анализа личного поведения работников.

Если видеонаблюдение изначально организовано для контроля рабочего процесса, это должно быть отражено в соответствующих документах и доведено до сведения сотрудников.

Особенно важно избегать ситуации, когда работник официально уведомлен только о «безопасности», а фактически записи постоянно используются для решения вопросов дисциплины и оценки эффективности без надлежащего оформления.

Что делать сотруднику, если он не согласен с видеонаблюдением

Работник вправе запросить информацию о своих персональных данных и об их обработке. Трудовой кодекс предусматривает соответствующие права работников в целях защиты персональных данных.

Если сотрудник считает, что видеонаблюдение организовано неправомерно, можно последовательно выяснить:

1. где установлены камеры;
2. какова цель видеонаблюдения;
3. каким локальным документом оно предусмотрено;
4. как сотрудники были уведомлены;
5. кто имеет доступ к записям;
6. какой установлен срок хранения;
7. используются ли записи для иных целей.

Сначала вопрос можно попытаться решить непосредственно с работодателем или ответственным за обработку персональных данных лицом.

Если работник считает, что его права нарушаются, в зависимости от ситуации он может обратиться в государственные органы, уполномоченные рассматривать вопросы соблюдения трудового законодательства и законодательства о персональных данных, либо использовать предусмотренные законом способы защиты своих прав.

Какие ошибки чаще всего допускают работодатели

Установка камер без уведомления

Самая очевидная проблема — сотрудники узнают о видеонаблюдении уже после его установки.

Открытая система видеонаблюдения должна быть оформлена и доведена до сведения работников надлежащим образом.

Отсутствие локального документа

Если нигде не определены цели, порядок хранения и доступа к записям, работодателю сложнее доказать, что система используется в соответствии с установленными правилами.

Слишком широкий охват камер

Камера должна фиксировать необходимую зону. Не следует без необходимости направлять ее на места, где сотрудники рассчитывают на личное пространство.

Постоянная запись звука

Аудиозапись значительно расширяет объем собираемой информации. Если она не нужна для конкретной цели, ее использование может быть избыточным.

Неограниченный доступ к архиву

Записи должны быть доступны только уполномоченным лицам в пределах их служебных задач.

Бессрочное хранение

Хранить все записи «на всякий случай» без определения необходимости такого хранения не следует. Срок должен быть обоснован целью обработки.

Использование записи для другой цели

Если камеры устанавливались для обеспечения безопасности, а затем архив начинают использовать для совершенно иных задач, необходимо отдельно оценить правомерность такого использования.

Пошаговый алгоритм законной организации видеонаблюдения

Работодателю, который планирует установить камеры в офисе, можно использовать следующий алгоритм.

1. Определите цель. Например, безопасность, сохранность имущества или контроль рабочего процесса.
2. Определите необходимые зоны. Установите камеры только там, где они действительно нужны.
3. Определите состав собираемой информации. Решите, нужна ли только видеозапись или действительно необходима аудиофиксация.
4. Проверьте правовое основание. Определите, на каком основании осуществляется обработка персональных данных.
5. Разработайте локальные документы. Зафиксируйте цели, порядок работы системы, доступ, хранение и уничтожение записей.
6. Ознакомьте работников. Доведите до сотрудников порядок обработки их персональных данных и правила видеонаблюдения под роспись в установленном порядке.
7. Разместите информационные обозначения. Сотрудники и посетители должны понимать, что в соответствующей зоне ведется видеозапись.
8. Ограничьте доступ. Определите конкретных работников, которым необходим доступ к архиву.
9. Установите срок хранения. Он должен соответствовать целям обработки.
10. Обеспечьте защиту архива. Используйте организационные и технические меры, препятствующие несанкционированному доступу.
11. Периодически проверяйте систему. Убедитесь, что камеры по-прежнему нужны, цели не изменились, а сотрудники уведомлены о действующем порядке.

Заключение

Видеонаблюдение в офисе может быть законным и без отдельного согласия каждого сотрудника. Однако отсутствие отдельного согласия не означает отсутствие других требований к работодателю.

Работодатель должен иметь законную и конкретную цель видеонаблюдения, соблюдать требования к обработке персональных данных, закрепить соответствующий порядок во внутренних документах и ознакомить работников с правилами обработки их персональных данных. Возможность видеозаписи трудового процесса без отдельного согласия при соблюдении этих условий подтверждается и судебной практикой.

Особое внимание необходимо уделять месту установки камер, объему собираемой информации, записи звука, возможному использованию технологий распознавания лиц, сроку хранения и кругу лиц, имеющих доступ к архиву.

Для работодателя безопасный подход заключается в принципе минимально необходимого наблюдения: устанавливать камеры только там, где они действительно нужны, собирать только необходимую информацию и использовать ее исключительно для заранее определенных целей.

Если сотрудник считает видеонаблюдение незаконным, он вправе выяснить, на каком основании ведется запись, какие документы регулируют ее использование, кто имеет доступ к данным и как долго они хранятся. При наличии оснований работник может использовать предусмотренные законом способы защиты своих прав.

Перед внедрением системы видеонаблюдения работодателю желательно проверить не только техническую сторону проекта, но и документы по персональным данным и трудовым отношениям. Это позволит заранее устранить проблемы, которые в дальнейшем могут привести к претензиям работников или контролирующих органов.

Главный принцип: камера в офисе сама по себе не делает видеонаблюдение незаконным, но работодатель должен уметь обосновать, зачем она нужна, уведомить работников и обеспечить законную обработку и защиту полученных записей.

Нормативная база

• Статья 86 Трудового кодекса РФ — обработка персональных данных работника
• Статья 87 Трудового кодекса РФ — хранение и использование персональных данных
• Статья 88 Трудового кодекса РФ — передача персональных данных работника
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»

Вернуться к оглавлению